# 实战指南｜快速写好通知/请示/公告等材料 ## 场景速查表 7 大公文写作场景速查表——一键找到你需要的场景。 | 场景 | 公文类型 | 核心信息 | |------|------------|------------| | 场景一 | 通知 | 5W1H（谁\+何时\+何地\+做什么\+如何参与） | | 场景二 | 通知 | 议程\+前置准备，附日历邀请 | | 场景三 | 通知 | 相关制度文件、新旧制度对比表 | | 场景四 | 通知 | 日期\+安全提示 | | 场景五 | 公告 | 各部门职责分工、核心条款 | | 场景六 | 请示/函 | 事由、背景、方案、预算、预期收益 | | 场景七 | 通报 | 事件类型、违规行为、造成后果、处理决定 | ## 场景一：行政通知 ### 📝 操作步骤 #### 第一步：准备素材 - 5W1H（谁\+何时\+何地\+做什么\+如何参与） - 含文号格式、红头规范、落款样式 - 公司公文模板（如有） #### 第二步：输入 Prompt > 请帮我撰写一份《关于 2026 年度全员健康体检的通知》。 核心信息： - 体检时间：7 月 15 日-25 日，地点爱康国宾体检中心 - 两档套餐可选（基础/升级）\+ 女性专项 - 需在线预约，截止 7 月 8 日 输出要求： - 结构清晰：体检安排 → 套餐说明 → 预约方式 → 注意事项 - 套餐信息建议用表格呈现，对比一目了然 - 预约截止时间加粗强调 - 语气体现公司对员工健康的关怀 - 输出为可直接发布的通知格式 #### 第三步：审核要点 - ☑ 文号格式是否正确（参考模板） ### 📦 案例素材展示 **素材文件**：案例信息 \+ 模板 **内容说明**：含文号格式、红头规范、落款样式，辅助 AI 确认通知的格式要素。 --- ## 场景二：会议通知 ### 📝 操作步骤 #### 第一步：准备素材 - 议程\+前置准备，附日历邀请 #### 第二步：输入 Prompt > 请帮我撰写一份会议通知，包含会议议程和前置准备事项，附日历邀请。 #### 第三步：审核要点 - ☑ 文号格式是否正确（参考模板） ### 📦 案例素材展示 **素材文件**：案例信息 \+ 模板 --- ## 场景三：制度通知 / 新规发布 ### 📝 操作步骤 #### 第一步：准备素材 - 相关制度文件 - 新旧制度对比表 #### 第二步：上传制度文件，输入 Prompt > 请帮我撰写一份制度通知/新规发布，上传相关制度文件，按新旧制度对比表呈现变更内容。 - 施行日期：自发布之日起施行 #### 第三步：审核要点 - ☑ 法律/制度依据引用是否准确 - ☑ 是否有需要脱敏的敏感信息 ### 📦 案例素材展示 **素材文件**：相关制度文件、新旧制度对比表、对应的法律依据（可选） --- ## 场景四：活动通知 ### 📝 操作步骤 #### 第一步：准备素材 - 日期\+安全提示 #### 第二步：输入 Prompt > 请帮我撰写一份活动通知/放假安排通知，包含活动日期、参与方式和安全提示。 #### 第三步：审核要点 - ☑ 文号格式是否正确（参考模板） ### 📦 案例素材展示 **素材文件**：案例信息 \+ 模板 --- ## 场景五：多部门联合公告 ### 📝 操作步骤 **🎯 适用情况**：跨部门联合发布管理新规、多部门安全/合规联合公告、园区管理办法联合发文、多部门联合专项整治通知。适用于需要多个部门共同署名、体现协同权威性的正式公告。 **公文类型**：公告 / 联合通知 \| **语气基调**：正式、权威、条款清晰 \| **阅读对象**：全员 / 特定范围 #### 第一步：准备素材 1. 梳理关键信息：研发环境安全管理联合公告 各部门职责分工： - 信息安全部：启用 2FA、禁止非授权存储、季度安全审计 - 研发管理部：Sprint 納入安全任务、代码提交前安全扫描 - 人力资源部：离职权限 24h 回收、新员工安全培训 素材清单： - 各部门管理条款初稿 - 公告引用的制度依据 - 含多部门落款的格式参考 - 联合公告素材速记.txt 联合发布部门：信息安全部、研发管理部、人力资源部 #### 第二步：联网检索政策依据，输入 Prompt 联合公告常需引用外部法规、行业标准或政策文件作为依据。在 千问办公 对话框中开启联网搜索功能，输入「请检索与 \[事项\] 相关的最新法规条文和行业实践」，AI 会自动查询权威来源，返回可溯源的政策依据。将搜索结果作为 Prompt 的上文注入，确保公告引用的法规条款现行有效、表述准确，避免合规风险。 **进阶 Prompt：多部门联合公告** > 请帮我撰写一份《关于加强研发环境安全管理的联合公告》，由信息安全部、研发管理部、人力资源部联合发布。 - 公告标题：《关于加强研发环境安全管理的联合公告》 - 施行日期：自发布之日起施行 核心条款： - 条款 1：即日起所有研发环境启用双因素认证（2FA） - 条款 2：禁止在非授权设备存储生产环境代码与数据 - 条款 3：各项目组需在 Sprint 中纳入安全整改任务 - 条款 4：代码提交前强制通过安全扫描 - 条款 5：每季度开展一次安全审计 - 条款 6：离职员工权限在最后工作日前 24 小时回收 - 条款 7：新员工入职培训增加信息安全模块（4 学时） 格式要求： - 按部门分章节呈现条款，每章标注责任部门 - 语气正式而权威，体现多部门联合的严肃性 - 末尾附三个部门的完整落款（含公章位） - 落款注明发布部门（信息安全部）与日期 #### 第三步：审核要点 - ☑ 各联合部门是否已内部确认条款内容 - ☑ 各部门职责边界是否清晰，无重叠或推诿空间 - ☑ 条款执行是否有明确的责任主体 - ☑ 引用的制度/法规是否现行有效 - ☑ 落款顺序是否符合公司惯例 ### 📦 案例素材展示 各部门职责分工展示格式： ``` ┌─ 信息安全部 ─┐ ├─ 研发管理部 ─┤ ├─ 人力资源部 ─┤ └──────────────┘ ``` --- ## 场景六：请示 / 承诺函 ### 📝 操作步骤 **🎯 适用情况** - **请示**：向上级请求业务决策审批、申请资源/预算、请求政策例外处理、重大项目立项请示。适用于需要上级明确批复意见的正式上行公文。 - **承诺函**：对外合作承诺函、项目交付承诺函、数据安全承诺函、合规承诺函。适用于需要以公司/部门名义对外或对内做出正式书面承诺的情形。 **公文类型**：请示 / 承诺函 \| **语气基调**：谦恭简明（请示）/ 严肃具体（承诺函） 请示和承诺函对逻辑严密性和论证充分性要求极高。推荐在 千问办公 的技能市场搜索安装「doc-coauthoring」写作技能，安装后直接在对话中输入「请用 doc-coauthoring 帮我写这份请示」。技能将通过「深度访谈理清逻辑 → 精细拼装生成全文 → 模拟盲审核查漏洞」三步流程，帮你把一份请示从思路推进到可以直接报批的正式公文。 #### 第一步：准备素材（请示） - 请示部门：产品研发部 - 主送：CTO 赵磊 - 请示事项说明 - 历史请示/批复（如有） - 请示事项速记.txt 素材清单：事由、背景、方案、预算、预期收益 #### 第一步：准备素材（承诺函） - 承诺方：XX 科技有限公司 - 接收方：YY 集团有限公司（合作 3 年 A 级客户） - 合作合同/协议 - 历史承诺函模板 - 格式与措辞参考 - 承诺函事项速记.txt 素材清单：承诺内容、时限、验收标准 #### 第二步：调用写作 Skill，输入 Prompt **请示 Prompt** > 请帮我撰写一份请示，主题是「关于 AI 搜索项目追加研发预算的请示」，主送 CTO。 - 要求：结构为 请示背景 → 请示事项（具体方案\+金额）→ 预期收益 → 恳请批示 - 语气谦恭、简明，用数据说话，让上级一目了然做出决策 **承诺函 Prompt** > 请帮我撰写一份《数据安全与隐私保护承诺函》，由我方（XX 科技）出具给 YY 集团。 - 要求：语气严肃、条款具体可考核、承诺期限明确、末尾留签署栏 - 承诺期限：自签署之日起至项目验收后 2 年 #### 第三步：审核要点 - ☑ 请示：事由是否明确、方案是否可行、预期是否量化、是否留出批复空间 - ☑ 承诺函：承诺条款是否具体可考核、时限是否明确、违约条款是否存在法律风险、是否需要法务审核 请示——重数据论证；承诺函——需法务审核条款。 ### 📦 案例素材展示 #### 📄 案例一：请示 — AI 搜索项目追加预算 - 请示标题：关于 AI 搜索项目追加研发预算的请示 - 背景：Q3 计划上线 v2.0，新增多语言搜索和图片搜索能力。原预算覆盖 5 名研发 3 个月工作量，但新增能力需要额外 2 名算法工程师投入 2 个月。 - Q1 已上线 v1.0，准确率 62% → 89% - Q3 需追加 32 万元（2 名算法 × 2 月 × 8 万） - 延长项目周期 1 个月（原计划 9 月底交付 → 调整为 10 月底） - 预期年化营收 180 万元 核心信息： - 请示事项：追加研发预算 32 万元（2 名算法工程师 × 2 个月 × 8 万/月） - 预期收益：完成 v2.0 后，搜索可覆盖 3 种语言，图片搜索预计带来日均新增用户 1,200 人，年化营收贡献约 180 万元 - 恳请批示 #### 📄 案例二：承诺函 — 客户数据安全承诺 - 承诺函标题：数据安全与隐私保护承诺函 - 背景：YY 集团委托我方开发智能客服系统，系统将涉及 YY 集团客户数据（含 PII）。YY 集团要求在项目启动前，我方出具正式的数据安全承诺函。 核心承诺： 1. 所有客户数据仅存储在 YY 集团指定的阿里云华南区服务器，不传输至境外 2. 项目组全员保密协议 \+ 离职即时回收 3. 每季度由第三方安全机构进行一次渗透测试，测试报告提交 YY 集团 4. 如发生数据泄露，我方在 2 小时内启动应急响应，24 小时内提交书面报告 5. 违反上述承诺条款，我方承担由此造成的直接经济损失 --- ## 场景七：内部通报 / 处分通知 ### 📝 操作步骤 **🎯 适用情况**：员工违规违纪通报、安全生产事故通报、数据安全事故通报、质量事故追责通报。或需要向全司或特定部门发布正式处分决定、明确责任归属、警示全员的情形。 **公文类型**：通报 \| **语气基调**：严肃、客观、公信力 \| **阅读对象**：全员 / 部门 #### 第一步：准备素材 1. 整理关键信息「数据安全违规事件」发送给 千问办公 案件事实素材.txt 核心信息： - 事件类型：数据安全违规通报 - 涉事单位：XX 事业部数据平台组 - 发生时间：2026 年 6 月 15 日 违规行为： 1. 未经审批将生产环境数据下载至个人设备（违反《数据安全管理条例》第 12 条） 2. 通过非加密渠道传输含用户 PII 的测试数据（违反《个人信息保护管理办法》第 8 条） 3. 离职员工账号未及时注销，存在越权访问（违反《账号生命周期管理办法》第 5 条） 造成后果： - 约 12,000 条用户个人信息存在泄露风险 - 初步评估直接经济损失 8.6 万元 - 需启动用户通知与数据安全应急响应 处理决定： - 项目组负责人张某：免去数据平台组负责人职务，配合内部调查 - 直接责任人李某、王某：记大过处分，扣发当季全部绩效奖金 - 全组 25 人进行信息安全专项培训，整改期 15 天 - 整改完成后由信息安全部复查验收 素材清单： - 公司内部通报模板（如有） - 辅助 AI 确认通报的格式要素 - 对应的法律依据（可选） #### 第二步：输入 Prompt **基础 Prompt：数据安全违规通报** > 请帮我撰写一份《关于数据平台组违反数据安全规定导致信息泄露事件的通报》，面向内部全员。 - 结构：标题（含文号）→ 主送单位 → 正文（事实\+定性\+处理\+整改）→ 落款 - 语气严肃但不失公信力，定性用词需有制度依据 - 输出格式：Word 文档，参照上传的通报模板排版 #### 第三步：审核要点 - ☑ 事件事实是否完整准确（不可有歧义） - ☑ 涉事单位、违规行为、违反的具体制度条款 - ☑ 法律/制度依据引用是否准确 - ☑ 处理决定是否与制度规定一致 - ☑ 是否有需要脱敏的敏感信息 - ☑ 落款单位、日期是否正确 ### 📦 案例展示 **素材文件**：案件事实素材.txt \+ 公司内部通报模板 **内容说明**：事件类型、违规行为、造成后果、处理决定，含文号格式、红头规范、落款样式。 --- ## 附录 ### 如何创建和使用技能？ - **方法一**：千问办公技能市场内置了公文写作、内容创作等领域的优质技能，你可以直接添加后运行。 - **方法二**：如果你已有 .skill 文件，也可以直接导入使用。 - **方法三**：告诉 千问办公 你的需求，让 AI 帮你创建自定义技能。 当你已经安装了某项技能，AI 将在合适的场景下，自动调用该技能，帮助你更好完成任务。在对话中自然描述你的需求（如「帮我生成一份周报模板」），千问办公 会自动识别意图并调用对应技能。 ### 职场写作与沟通场景常用 Skill 推荐 | Skill 名称 | 适合场景 | 具体操作 | 推荐理由 | 安装方式 | 难度 | |------------|------------|------------|------------|------------|------| | doc-coauthoring | 公文写作 | 深度协同的公文/文档共创流程 | 通过深度访谈 ➔ 精细拼装 ➔ 模拟盲测确保复杂公文/项目方案质量 | 千问办公 内置 | ⭐⭐⭐⭐ | | meeting-intelligence | 工作沟通 | 会前 AI 军师，自动查阅项目历史信息 | 会前自动生成"高透明度预读件"和"议程表"，开会直接做决策 | 添加或创建 | ⭐⭐⭐ | | research-documentation | 工作总结 | 在 Notion 中自动执行信息检索、内容整合 | 生成结构化研究文档 | 添加或创建 | ⭐⭐ | | knowledge-capture | 工作沟通 | "聊天即入库"的知识管理工具 | 把碎片化的对话变成结构清晰、方便检索的企业数字资产 | 添加或创建 | ⭐⭐ | ### 🔄 进阶玩法：批量生成同类公文 当你有多个同类型的通知需要发布（如一个季度内的 3 场活动通知），可以： 1. 将多个事项整理成 Excel 表格（事项名 \| 时间 \| 地点 \| 关键信息） 2. 上传 Excel \+ 公文模板 3. 对话告诉 AI：为每一条事项生成一个公文通知。一键生成多份通知